Relancer un client qui n'a pas payé, tout le monde déteste ça. On a peur de froisser, on ne sait pas quoi écrire, alors on repousse — et la facture vieillit. Ce guide règle le problème une bonne fois : 7 modèles prêts à copier-coller, du rappel préventif au dernier avis, avec les bons délais entre chaque. Et à la fin, comment faire en sorte de ne plus jamais les envoyer vous-même.
Les règles de fond (pourquoi ces délais, pourquoi ce ton, comment ne pas fâcher un bon client) sont détaillées dans notre guide automatiser les relances de factures impayées — ici, on va droit aux modèles.
Les 3 règles avant de copier-coller
- Chaque mail doit permettre de payer en un clic : numéro de facture, montant, échéance, et RIB ou lien de paiement dans le mail. Obliger le client à chercher la facture, c'est lui donner une raison de remettre à plus tard.
- Un seul sujet par mail : la facture. Pas de nouvelles du projet, pas de proposition commerciale dans le même message.
- La facture en pièce jointe, à chaque fois. « Je ne l'ai jamais reçue » est l'excuse la plus fréquente — vraie ou non, elle tombe d'elle-même.
Modèle 1 — Le rappel préventif (J-5 avant échéance)
Le mail le plus rentable de la série : il évite l'impayé au lieu de le guérir.
Objet : Échéance à venir — facture [N°] du [date]
Bonjour [Prénom],
Petit rappel : la facture [N°] d'un montant de [montant] € arrive à échéance le [date]. Vous la trouverez en pièce jointe, avec le RIB pour le règlement.
Si le paiement est déjà programmé, vous pouvez ignorer ce message.
Bien cordialement,
Modèle 2 — La relance douce (J+3 à J+7)
On suppose l'oubli ou le croisement des messages. Jamais de reproche à ce stade.
Objet : Facture [N°] — échéance dépassée
Bonjour [Prénom],
Sauf erreur de ma part, la facture [N°] de [montant] €, échue le [date], n'a pas encore été réglée. Ce message et votre virement se sont peut-être croisés — dans ce cas, merci de ne pas en tenir compte.
Vous trouverez la facture et le RIB en pièce jointe. Un simple retour pour me confirmer la date de règlement prévue me suffit.
Bien cordialement,
Modèle 3 — La relance ferme (J+15)
Le ton change : toujours courtois, mais on demande une action datée.
Objet : Relance — facture [N°] en retard de [X] jours
Bonjour [Prénom],
Malgré mon précédent message, la facture [N°] de [montant] €, échue le [date], reste impayée à ce jour.
Pouvez-vous procéder au règlement cette semaine, ou m'indiquer précisément la date à laquelle il sera effectué ? S'il y a une difficulté de votre côté (litige sur la facture, trésorerie), dites-le-moi simplement : il y a toujours moyen de trouver une solution, mais j'ai besoin d'une réponse.
Bien cordialement,
Modèle 4 — La proposition de solution (variante du J+15)
À utiliser quand vous savez ou sentez que le client a un problème de trésorerie. Elle transforme un impayé qui s'enlise en plan de paiement qui avance.
Objet : Facture [N°] — trouvons une solution
Bonjour [Prénom],
La facture [N°] de [montant] € reste en attente depuis [X] jours. Si son règlement en une fois pose une difficulté en ce moment, je vous propose de l'étaler : [par exemple 2 versements de [montant/2] €, le [date] et le [date]].
Si cet échéancier vous convient, un simple retour par mail me suffit pour le valider.
Bien cordialement,
Modèle 5 — Le dernier avis (J+30)
On annonce factuellement la suite, sans menace vague ni agressivité. C'est le système qui parle.
Objet : Dernier avis avant recouvrement — facture [N°]
Bonjour [Prénom],
Malgré mes relances des [dates], la facture [N°] de [montant] €, échue depuis [X] jours, demeure impayée.
Sans règlement ou réponse de votre part sous 8 jours, je serai contraint d'appliquer les pénalités de retard prévues à nos conditions ([taux] %, ainsi que l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € prévue par la loi) et de [suspendre les prestations en cours / transmettre le dossier au recouvrement].
Je préférerais sincèrement m'en passer : un virement ou un simple appel dans les prochains jours suffit à clore le sujet.
Bien cordialement,
Modèle 6 — L'appel téléphonique (le script)
Entre le modèle 5 et toute procédure, appelez. Un appel de deux minutes débloque une proportion étonnante de dossiers qu'aucun mail ne débloquerait. Le script tient en trois phrases : « Je vous appelle au sujet de la facture [N°], je voulais m'assurer qu'il n'y avait pas un problème de votre côté. » Puis : écouter. Enfin : « On se dit donc [engagement précis et daté] — je vous le confirme par mail juste après. » Et envoyez la confirmation écrite dans l'heure.
Modèle 7 — Le remerciement post-paiement
Le mail que presque personne n'envoie, et qui garantit que la relation ressort intacte :
Objet : Bien reçu — facture [N°] soldée
Bonjour [Prénom],
Je vous confirme la bonne réception de votre règlement de [montant] € — la facture [N°] est soldée. Merci !
Au plaisir de continuer à travailler ensemble,
Et si rien de tout ça ne fonctionne ?
Ça arrive, rarement. Au-delà de 45-60 jours de silence complet, les outils existent (mise en demeure, injonction de payer — une procédure simple et peu coûteuse) et un professionnel du recouvrement peut prendre le relais. Mais gardez la proportion en tête : un système de relance bien réglé fait que vous n'en arriverez presque jamais là. L'objectif de cette page n'est pas de gagner des procédures, c'est de ne pas en avoir besoin.
L'étape d'après : ne plus jamais les envoyer vous-même
Ces 7 modèles fonctionnent. Leur seul défaut : il faut penser à les envoyer, au bon moment, à la bonne personne, en se souvenant de qui en est où. C'est exactement le travail qu'on confie à une automatisation : connectée à votre logiciel de facturation, elle surveille les échéances chaque jour, envoie ces mêmes modèles (avec vos mots, depuis votre adresse) aux bons jalons, sort automatiquement le client de la séquence dès qu'il paie, et vous alerte uniquement quand un dossier mérite un appel. La mise en place est décrite dans le guide complet des relances automatisées, et c'est un montage type de l'automatisation CRM, e-mails et factures.
Combien de factures en retard avez-vous en ce moment ? Si la réponse est « plus de deux », décrivez-moi votre façon de facturer (outil, volume, délais habituels) : je vous dirai en un échange ce qu'une séquence automatique récupérerait dans votre cas, et ce que ça coûterait.